Comprender el impacto fiscal federal de las operaciones en EE.UU.
Cuando una persona física extranjera o una empresa extranjera constituye una entidad empresarial en Estados Unidos -como una SRL o una sociedad- y comienza a operar con trabajadores establecidos en Estados Unidos, entra en un marco fiscal federal que combina las normas del impuesto sobre la renta con el cumplimiento del impuesto sobre el empleo (nóminas). Estas obligaciones se aplican aunque los propietarios no sean residentes en EE.UU., aunque la entidad esté recién constituida y aunque la empresa no haya generado beneficios todavía.
Esta guía resume los requisitos básicos del IRS que suelen aplicarse a las entidades estadounidenses de propiedad extranjera que contratan empleados, basándose en el Código de Rentas Internas (IRC) y en los procedimientos del IRS desde hace tiempo.
Clasificación de las entidades y sus consecuencias para la presentación
Un propietario extranjero puede constituir distintos tipos de entidades estadounidenses, y la declaración de la renta federal exigida depende de cómo se clasifique la entidad a efectos fiscales.
LLC (normas por defecto)
A efectos del impuesto federal sobre la renta, una LLC no se trata automáticamente como una sociedad. Por defecto:
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- Una LLC unipersonal es una entidad no considerada, lo que significa que no tributa por separado de su propietario.
- Una SRL de varios miembros se trata como una sociedad colectiva, por lo que debe presentar una declaración informativa.
Elección del estatuto de empresa
Una LLC puede elegir ser tratada como una sociedad presentando el formulario 8832. Si elige el tratamiento de sociedad, generalmente presenta:
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- Formulario 1120 (C-Corporación). Si la LLC elige el estatus de sociedad S (y cumple las normas de elegibilidad), presenta:
- Formulario 1120-S tras una elección válida del Formulario 2553.
No hacer coincidir una declaración con la clasificación fiscal de la entidad es uno de los desencadenantes más comunes de los avisos y rechazos del IRS.
Sociedades unipersonales de capital extranjero: Requisitos de presentación del formulario 5472
Una SRL estadounidense unipersonal con un propietario extranjero tiene una obligación de información especial aunque no se tenga en cuenta a efectos del impuesto sobre la renta.
En la mayoría de los casos, la LLC debe presentar:
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- Formulario 5472 para declarar las “transacciones declarables” entre la LLC y su propietario extranjero o partes vinculadas extranjeras, y
- Un formulario proforma 1120 adjunto sólo para transmitir el formulario 5472.
Este requisito existe en virtud del IRC §6038A y se aplica ampliamente a las entidades no declaradas de propiedad extranjera. La sanción por no presentar la declaración es grave y a menudo se impone automáticamente.
Norma del impuesto sobre la renta para empresas extranjeras en EE.UU.
En general, los propietarios extranjeros están sujetos al impuesto federal sobre la renta de EE.UU. de dos formas principales:
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- Ingresos efectivamente relacionados (ICE): Si la actividad empresarial alcanza el nivel de actividad comercial o empresarial estadounidense, los ingresos “efectivamente relacionados” con esas operaciones se gravan de forma similar a los ingresos empresariales nacionales. Una sociedad extranjera con ICE suele presentar el formulario 1120-F, mientras que una sociedad estadounidense presenta el formulario 1120.
- Régimen de retención FDAP: Determinados pagos pasivos de origen estadounidense a personas extranjeras (intereses, cánones, dividendos) pueden estar sujetos a una retención a tanto alzado, a menos que se reduzca por convenio.
Estos dos sistemas pueden solaparse en casos complejos, por lo que es fundamental clasificar correctamente los ingresos.
Impuestos sobre el empleo (nóminas) al contratar trabajadores estadounidenses
Una vez que la entidad contrata trabajadores en Estados Unidos, se convierte en empleador estadounidense a efectos del impuesto sobre nóminas, independientemente de la titularidad extranjera.
Antes de pagar los salarios, el empresario debe
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- Obtener un Número de Identificación Empresarial (EIN)
- Haz que los empleados rellenen el formulario W-4 (para la retención del impuesto federal sobre la renta)
- Mantener registros de nóminas que justifiquen los salarios, las horas y los depósitos fiscales.
Retenciones obligatorias en la nómina e impuestos patronales
Para los salarios pagados a los empleados que prestan servicios en EE.UU., el empresario suele estar obligado a retener y remitir:
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- Retención del impuesto federal sobre la renta, basada en el W-4 del trabajador
- Impuestos de la Seguridad Social y Medicare (FICA), repartidos entre empresario y trabajador
- Impuesto federal de desempleo (FUTA), pagado por el empresario.
Incluso una empresa que no tenga beneficios netos debe cumplir con los impuestos sobre las nóminas una vez que tenga empleados.
Declaraciones de nóminas exigidas por Hacienda
Las declaraciones de la nómina federal estándar incluyen:
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- Formulario 941 (trimestral): declara los salarios, las retenciones federales y el FICA.
- Formulario 940 (anual): declara la responsabilidad FUTA.
- Formulario W-2 / W-3 (anual): informa del salario total y las retenciones de cada empleado.
Las declaraciones tardías o los depósitos omitidos suelen dar lugar a sanciones automáticas, por lo que los calendarios de nóminas y los calendarios de depósitos son esenciales.
Reglas especiales cuando los empleados son extranjeros
La contratación de trabajadores extranjeros puede añadir pasos adicionales de cumplimiento, pero el IRS sigue aplicando las normas de retención de salarios si los servicios se prestan en EE.UU.
Consideraciones clave:
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- Los salarios de un empleado extranjero percibidos en EE.UU. suelen estar sujetos a retención federal.
- El FICA puede seguir aplicándose a menos que se disponga de una excepción debido al tipo de visado o a un acuerdo de totalización.
- Los extranjeros no residentes (NRA) siguen unas normas especiales de cumplimentación del W-4, y los empresarios deben retener utilizando las orientaciones del IRS para los NRA.
El empresario es responsable de aplicar las normas correctas aunque el trabajador no sea ciudadano estadounidense.
Contratistas independientes frente a empleados
Las empresas de propiedad extranjera suelen utilizar contratistas. Sin embargo, Hacienda examina minuciosamente la clasificación de los trabajadores.
Si el trabajador es un contratista (no un empleado):
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- Los contratistas estadounidenses suelen recibir el formulario 1099-NEC.
- Los contratistas extranjeros pueden estar sujetos a retenciones especiales para no residentes y a la obligación de presentar el formulario 1042-S, dependiendo del lugar donde se presten los servicios y de las normas del convenio.
La clasificación errónea (tratar a un empleado como contratista) puede convertir los impuestos sobre nóminas impagados en grandes liquidaciones de impuestos atrasados.
Actualizar los registros del IRS y mantener la buena reputación
Las entidades de propiedad extranjera deben mantener al día los registros del IRS para evitar problemas de correspondencia o retrasos en la tramitación.
Las actualizaciones más habituales son:
- Cambios de domicilio (formulario 8822-B si procede),
- Actualizaciones de la parte responsable,
- Exactitud del registro de la cuenta nómina,
- Coherencia entre la clasificación de la entidad y las declaraciones presentadas.
Por qué son importantes estas normas
Los propietarios extranjeros que operan a través de entidades estadounidenses y contratan trabajadores se enfrentan a obligaciones de cumplimiento que son independientes de la condición de inmigrante, la residencia o la rentabilidad.
La adecuación a las normas del IRS ayuda a prevenir:
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- Desajustes en la clasificación de entidades (por ejemplo, presentar el formulario 1120-S sin una elección S válida),
- Sanciones automáticas del formulario 5472,
- Fallos en los depósitos de nóminas y evaluaciones de recuperación de fondos fiduciarios,
- Auditorías de clasificación errónea de contratistas, y
- Exposición a largo plazo a intereses y sanciones civiles.
Con una planificación correcta, las empresas de propiedad extranjera pueden operar sin problemas en EE.UU., beneficiarse de las posiciones legales de los tratados, cuando proceda, y evitar disputas innecesarias con el IRS.
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